Tietosuojaseloste - Jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Otakut
AYY, PL 69, 02151 ESPOO

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Miika Piiroinen
miika.piiroinen (ät) aalto.fi

3.Rekisterin nimi

Otakut Jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain(503/1989) 11§

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

Täydellinen nimi
Kotipaikkakunta
Korkeakoulu, johon henkilö kuuluu
AYY:n jäsenyys
Sähköpostiosoite

Rekisterissä ei säilytetä kerhoon kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla sekä kirjallisesti tapahtumissa.

8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei lu ovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavissa EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla tai Otakuiden omilla laitteissa.

Rekisteri salataan Otakuiden omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Otakuiden vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Otakuiden jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään kuuden kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.