Yhdistyksen säännöt

Otaniemen kolmannen uuden Tokion säännöt

Marraskuu 2016

Sisällysluettelo

• 1. luku: Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet
  • 1' Nimi ja kotipaikka
  • 2' yhdistyksen tarkoitus ja toiminta
  • 3' Toiminnan tukeminen
  • 4' Yhdistyksen kielet
• 2. luku: Jäsenet ja maksut
  • 5' Jäsenet
  • 6' Jäsenluettelo
  • 7' Jäsenmaksut
  • 8' Yhdistyksestä eroaminen
  • 9' Yhdistyksestä erottaminen
  • 10' Erottamispäätöksestä valittaminen
• 3. luku: Yhdistyksen kokoukset
  • 11' Yhdistyksen kokoukset
  • 12' Vuosikokous
  • 13' Vaalikokous
  • 14' Ylimääräiset kokoukset
  • 15' Oikeudet Yhdistyksen kokouksessa
  • 16' Päätöksenteko
  • 17' Koolle kutsuminen
  • 18' Päätösvaltaisuus
  • 19' Käsiteltävät asiat
  • 20' Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen
• 4. luku: Hallitus
  • 21' Hallitus
  • 22' Hallituksen tehtävät
  • 23' Hallituksen jäsenet
  • 24' Hallituksen kokoukset
  • 25' Yhdistyksen nimenkirjoittajat
• 5. luku: Toimihenkilöt ja toimikunnat
  • 26' Asettaminen, toimikausi, toimintaan osallistuminen ja
  • erottaminen
• 6. luku: Hallinto ja talous
  • 27' Toimi- ja tilikausi
  • 28' Toiminnantarkastajat
• 7. luku: Erityisiä määräyksiä
  • 29' Yhdistyksen tunnukset ja merkit
  • 30' Päätöksistä valittaminen
  • 31' Sääntöjen muuttaminen
  • 32' Yhdistyksen purkautuminen
  • 33' Säännöissä määräämättömät asiat

1. luku

Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1' Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Otakut. Yhdistyksen nimeä käsitellään kuin astevaihtelutonta etunimeä.

Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki.

Otakut on Aalto-yliopiston Ylioppilaskunnan yhteydessä toimiva yhdistys.

2' Yhdistyksen tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on yhdistää Aalto-yliopiston opiskelijota ja (lähinnä) pääkaupunkiseudulla asuvia henkilöitä yhteisten anime & manga sekä videopeliharrastuksten puitteissa harrastusmahdollisuuksia kehittämällä. Yhdistyksen toimintaan kuuluvat kokoontumiset, järjestetyt tapahtumat kuten videoillat, osallistumiset anime & manga -aiheita sivuaviin tapahtumiin sekä materiaalin tuottaminen sähköisessä muodossa.

3' Toiminnan tukeminen

Ydintoimintansa tukemiseksi Otakut voi järjestää illanviettoja ja huvitilaisuuksia, vastaanottaa lahjoituksia testamentteja sekä tehdä yhteistyötä muiden yhdistysten kannsa. Otakut voi toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan myös arpajaisia ja rahankeräyksiä.

4' Yhdistyksen kielet

Yhdistyksen virallinen kieli on suomi.

Pöytäkirjakieli on suomi.

Ilmoituskieli on suomi ja englanti.

2. luku

Jäsenet ja maksut

5' Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, vanhat, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Varsinaisia jäseniä voivat olla vain AYY:n varsinaiset jäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AYY:n jäsen.

Yhdistyksen vanhaksi jäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AYY:n vanha jäsen.

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi tai vanhaksi jäseneksi.

Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toimintaa tukeva henkilö tai yhteisö.

Yhdistyksen kunniajäseneksi voi Yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut Yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt Yhdistyksen pyrkimyksiä.

Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös viisi (5) Yhdistyksen jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus.

6' Jäsenluettelo

Otakut pitää kaikista jäsenistään jäsenrekisteriä.

7' Jäsenmaksut

Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan tilikausittain Yhdistykselle jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää Yhdistyksen vuosikokous. Poikkeuksena ovat kuitenkin kunniajäsenet, jotka on vapaita jäsenmaksusta.

8' Yhdistyksestä eroaminen

Jäsen voi erota Yhdistyksestä ensisijaisesti ilmoittamalla siitä kirjallisesti Yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti Yhdistyksen kokoukselle.

9' Yhdistyksestä erottaminen

Jäsen katsotaan eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan 31.12 mennessä.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkesti toiminut vastoin Yhdistyksen tarkoitusta. Tässä tapauksessa erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle jäsenelle.

10' Erottamispäätöksestä valittaminen

Yhdistyksestä erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä Yhdistyksen kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa erottamispäätökisen toimituksesta ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa Yhdistyksen kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.

3. luku

Yhdistyksen kokoukset

11' Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.

12' Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä tammi-maaliskuun aikana ja siinä on käsiteltävä

1. Toimintakertomus edelliseltä vuodelta
2. Tilikertomus ja tilinpäätös
3. Toiminnantarkastajien lausunto
4. Tilinpäätöksen hyväksyminen
5. Vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
6. Hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle.
7. Hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle
8. Jäsenmaksun suuruus kuluvalla toimikaudella

13' Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä loka-joulukuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

1. Hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi
2. Kahden toiminnantarkastajien ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi

14' Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) tai kymmenen (10) Yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä, luentokausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15' Oikeudet Yhdistyksen kokouksessa

Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo-oikeus ja puheoikeus kaikilla Yhdistyksen jäsenillä. Varsinaisilla jäsenillä sekä hallituksen jäsenillä on esitysoikeus seka äänioikeus siten, etta jokaisella on yksi ääni. Kokouksen päätöksellä voidaan myös Yhdistykseen kuulumattomalle myöntää läsnäolo-oikeus ja puheoikeus.

16' Päätöksenteko

Päätökset Yhdistyksen kokouksessa tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä toisin määrätä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

17' Koolle kutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle julkaisemalla kutsu yhdistyksen verkkosivuilla ja yhdistyksen sähköpostilistalla vähintään viisi (5) luentovuorokautta tai seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta, luentokausien ulkopuolella kuitenkin vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.

18' Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on laillisesti koollekutsuttu ja paikalla on vähintään kolme (3) äänioikeutettua jäsentä.

19' Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä julistaa kiirelliseksi.

Käsiteltäessä Yhdistyksen sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajien valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai yhdistyksen purkamista on asiasta mainittava kokouskutsussa.

20' Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustelluista syistä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.

4. luku

Hallitus

21' Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus. Hallitukseen tulee kuulua puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, ja organisaattori.

22' Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävät ovat:

1. johtaa Yhdistyksen toimintaa
2. valmistella Yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset
3. hoitaa Yhdistyksen taloutta ja omaisuutta
4. päättää jäseneksi hyväksymisestä
5. laatia ehdotus Yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi
6. valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa
7. kutsua Yhdistyksen kokoukset koolle tarpeen vaatiessa
8. edustaa Yhdistystä.

23' Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle Yhdistyksen hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta Yhdistyksen hallituksen kokouksissa, huolehtii Yhdistyksen kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että Yhdistyksen toiminta on sääntöjen mukaista.

Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat Yhdistyksen kokouksista, pitää kirjaa Yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistoista.

Rahastonhoitajan tehtävänä on hoitaa Yhdistyksen taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.

Organisaattorin tehtävänä on suunniteltujen tapahtumien organisointi.

Vähintään puolet hallituksen jäsenistä on oltava Yhdistyksen varsinaisia jäseniä.

24' Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on yli puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallituksen kokoukset voidaan pitää nettikokouksina mikäli se sopii kaikille kokoukseen osallistuville hallituksen jäsenille.

25' Yhdistyksen nimenkirjoittajat

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, hallituksen varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja. Muillekin hallituksen jäsenille voidaan antaa nimenkirjoitusoikeus hallituksen kirjallisella valtuutuksella.

5. luku

Toimihenkilöt ja toimikunnat

26' Asettaminen, toimikausi, ja toimintaan osallistuminen.

Yhdistys tai hallitus voi erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi.

Toimikuntien toimintaan voi osallistua kuka tahansa Yhdistyksen jäsen kiinnostuksensa mukaan.

6. luku

Hallinto ja talous

27' Toimi- ja tilikausi

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

28' Toiminnantarkastajat

Yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat toiminnantarkastajat. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilit on annettava tarkistettavaksi pyydettäessä.

Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, Yhdistyksen vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan Yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

7. luku

Erityisiä määräyksiä

29' Yhdistyksen tunnukset ja merkit

Yhdistyksen tunnuksista ja merkeistä päättää Yhdistyksen kokous.

30' Päätöksistä valittaminen

Yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksistä on Yhdistyksen varsinainen jäsen oikeutettu valittamaan sillä perusteella, että se on syntynyt laista, asetuksesta, Yhdistyksen tai AYY:n säännöistä poikkeavassa järjestyksessä tahi menee toimielimen toimivaltaa ulommas tahi on muutoin lain, asetuksen, Yhdistyksen tai AYY:n sääntöjen taikka Yhdistystä koskevien määräysten vastainen.

Valitus on tehtävä ylioppilaskunnan hallitukselle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa päätöksentekopäivästä, tai milloin päätös koskee jäsentä henkilökohtaisesti, saman ajan kuluessa siitä, kun hän sai päätöksestä tiedon. Valituksesta on samalla ilmoitettava Yhdistyksen hallitukselle.

Päätöksestä, joka on luonteeltaan yksinomaan asian valmistelua tai toimeenpanoa, ei kuitenkaan voi valittaa.

31' Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä Yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa.

Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) Yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) Yhdistyksen varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa Yhdistyksen kokouksessa.

32' Yhdistyksen purkautuminen

Otakut katsotaan purkautuneeksi, jollei kahteen (2) vuoteen ole ollut Yhdistyksen kokouksia, vaikka edellytykset niiden pitämiselle olisivat olleet olemassa.

Niin ikään Otakut purkautuu, jos Yhdistys tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa. Yhdistyksen purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2':n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta AYY:n alayhdistystoiminnan tukemiseen.

33' Säännöissä määräämättömät asiat

Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan soveltuvin osin AYY:n sääntöjä ja yhdistyslakia.