Yhdistyksen säännöt

Otaniemen kolmannen uuden Tokion säännöt

Syyskuu 2012

Sisällysluettelo

  1. luku: Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet
        o 1' Nimi ja kotipaikka
        o 2' yhdistyksen tarkoitus ja toiminta
        o 3' Toiminnan tukeminen
        o 4' Yhdistyksen kielet
  2. luku: Jäsenet ja maksut
        o 5' Jäsenet
        o 6' Jäsenluettelo
        o 7' Jäsenmaksut
        o 8' Yhdistyksestä eroaminen
        o 9' Yhdistyksestä erottaminen
        o 10' Erottamispäätöksestä valittaminen
  3. luku: Yhdistyksen kokoukset
        o 11' Yhdistyksen kokoukset
        o 12' Vuosikokous
        o 13' Vaalikokous
        o 14' Ylimääräiset kokoukset
        o 15' Oikeudet Yhdistyksen kokouksessa
        o 16' Päätöksenteko
        o 17' Koolle kutsuminen
        o 18' Päätösvaltaisuus
        o 19' Käsiteltävät asiat
        o 20' Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen
  4. luku: Hallitus
        o 21' Hallitus
        o 22' Hallituksen tehtävät
        o 23' Hallituksen jäsenet
        o 24' Hallituksen kokoukset
        o 25' Yhdistyksen nimenkirjoittajat
  5. luku: Toimihenkilöt ja toimikunnat
        o 26' Asettaminen, toimikausi, toimintaan osallistuminen ja
          erottaminen
        o 27' Sääntömääräiset toimihenkilöt ja toimikunnat
  6. luku: Hallinto ja talous
        o 28' Toimi- ja tilikausi
        o 29' Toiminnantarkastajat
  7. luku: Erityisiä määräyksiä
        o 30' Yhdistyksen tunnukset ja merkit
        o 31' Päätöksistä valittaminen
        o 32' Sääntöjen muuttaminen
        o 33' Yhdistyksen purkautuminen
        o 34' Säännöissä määräämättömät asiat



1. luku

Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1' Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Otakut.

Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki.

Otakut on Aalto-yliopiston Ylioppilaskunnan yhteydessä toimiva yhdistys.

2' Yhdistyksen tarkoitus ja toiminta


 Yhdistyksen tarkoituksena on yhdistää Aalto-yliopiston opiskelijota
ja (lähinnä) pääkaupunkiseudulla asuvia henkilöitä yhteisten
anime & manga sekä videopeliharrastuksten puitteissa harrastusmahdollisuuksia
kehittämällä. Yhdistyksen toimintaan kuuluvat kokoontumiset,
järjestetyt tapahtumat kuten videoillat, osallistumiset anime & manga
-aiheita sivuaviin tapahtumiin sekä materiaalin tuottaminen
sähköisessä muodossa. 

3' Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi Otakut voi järjestää illanviettoja ja
huvitilaisuuksia, vastaanottaa lahjoituksia testamentteja sekä tehdä
yhteistyötä muiden yhdistysten kannsa. Otakut voi toimeenpanna
asianomaisen luvan saatuaan myös arpajaisia ja rahankeräyksiä. 

4' Yhdistyksen kielet

Yhdistyksen virallinen kieli on suomi.

Pöytäkirjakieli on suomi.

Ilmoituskieli on suomi ja englanti.


2. luku

Jäsenet ja maksut

5' Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, vanhat, ulko-, kannatus- ja
kunniajäsenet. Varsinaisia jäseniä voivat olla vain AYY:n varsinaiset
jäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Yhdistyksen
toiminnasta kiinnostunut AYY:n jäsen.

Yhdistyksen vanhaksi jäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toiminnasta
kiinnostunut AYY:n vanha jäsen.

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toiminnasta
kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi tai vanhaksi
jäseneksi.

Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä Yhdistyksen toimintaa
tukeva henkilö tai yhteisö.

Yhdistyksen kunniajäseneksi voi Yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan
(3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti
ansioitunut Yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt
Yhdistyksen pyrkimyksiä.

Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös viisi (5)
Yhdistyksen jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus.

6' Jäsenluettelo

Otakut pitää kaikista jäsenistään jäsenrekisteriä.

7' Jäsenmaksut

Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan tilikausittain Yhdistykselle
jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää Yhdistyksen vuosikokous. Poikkeuksena
ovat kuitenkin kunniajäsenet, jotka on vapaita jäsenmaksusta.

8' Yhdistyksestä eroaminen

Jäsen voi erota Yhdistyksestä ensisijaisesti ilmoittamalla siitä
kirjallisesti Yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai
suullisesti Yhdistyksen kokoukselle.

9' Yhdistyksestä erottaminen

Jäsen katsotaan eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan
31.12 mennessä.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkesti toiminut vastoin Yhdistyksen
tarkoitusta. Tässä tapauksessa erottamispäätös on viipymättä toimitettava
kirjallisena erotetulle jäsenelle.

10' Erottamispäätöksestä valittaminen

Yhdistyksestä erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa
päätöksestä Yhdistyksen kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös
kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on
toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa
erottamispäätökisen toimituksesta ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa
Yhdistyksen kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60)
vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.



3. luku

Yhdistyksen kokoukset

11' Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset
kokoukset.

12' Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä tammi-maaliskuun aikana ja siinä on käsiteltävä
ainakin:

  1. toimintakertomus edelliseltä vuodelta
  2. tilikertomus ja tilinpäätös
  3. toiminnantarkastajien lausunto
  4. tilinpäätöksen hyväksyminen
  5. vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
  6. hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle.
  7. hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle
  8. jäsenmaksun suuruus kuluvalla toimikaudella

13' Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä marras-joulukuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  1. hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin,
     rahastonhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi
     toimikaudeksi
  2. Yhdistyksen sääntömääräisten toimihenkilöiden valinta seuraavaksi
     toimikaudeksi
  3. kahden toiminnantarkastajien ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä
     valinta seuraavaksi toimikaudeksi

14' Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun
hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään yksi kymmenesosa
(1/10) Yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti
ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä
viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen
esittämisestä, luentokausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään
kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15' Oikeudet Yhdistyksen kokouksessa

Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo-oikeus ja puheoikeus kaikilla Yhdistyksen
jäsenillä. Varsinaisilla jäsenillä on esitysoikeus seka äänioikeus
siten, etta jokaisella on yksi ääni. Kokouksen päätöksellä voidaan myös
Yhdistykseen kuulumattomalle myöntää läsnäolo-oikeus ja puheoikeus.

16' Päätöksenteko

Päätökset Yhdistyksen kokouksessa tehdään ehdottomalla enemmistöllä
annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä toisin määrätä. Jos äänet
jakautuvat tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa
kuitenkin arpa.

17' Koolle kutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle julkaisemalla kutsu yhdistyksen
verkkosivuilla ja yhdistyksen sähköpostilistalla vähintään viisi (5)
luentovuorokautta tai seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta,
luentokausien ulkopuolella kuitenkin vähintään neljätoista (14)
vuorokautta ennen kokousta.
Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa
käsiteltävät asiat. 

18' Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on laillisesti koollekutsuttu ja
paikalla on vähintään viisi (5) yhdistyksen varsinaista jäsentä tai
kolme (3) hallituksen jäsentä.

19' Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa
käsiteltäväkseen asian, jonka kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä
annetuista äänistä julistaa kiirelliseksi.

Käsiteltäessä Yhdistyksen sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen
jäsenen taikka toiminnantarkastajien valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen
vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai yhdistyksen purkamista on
asiasta mainittava kokouskutsussa.

20' Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustelluista syistä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön
kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.



4. luku

Hallitus

21' Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus.
Hallitukseen tulee kuulua puheenjohtaja, varapuheenjohtaja,
sihteeri, rahastonhoitaja, ja organisaattori. 

22' Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävät ovat:

  1. johtaa Yhdistyksen toimintaa
  2. valmistella Yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna
   niissä tehdyt päätökset
  3. hoitaa Yhdistyksen taloutta ja omaisuutta
  4. päättää jäseneksi hyväksymisestä
  5. laatia ehdotus Yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi,
     toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi
  6. valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa
  7. kutsua Yhdistyksen kokoukset koolle tarpeen vaatiessa
  8. edustaa Yhdistystä.

23' Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle Yhdistyksen hallituksen kokoukset
ja johtaa puhetta Yhdistyksen hallituksen kokouksissa, huolehtii Yhdistyksen
kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että Yhdistyksen toiminta on
sääntöjen mukaista.

Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat Yhdistyksen kokouksista, pitää
kirjaa Yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistoista.

Rahastonhoitajan tehtävänä on hoitaa Yhdistyksen taloutta ja omaisuutta
sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.

Organisaattorin tehtävänä on suunniteltujen tapahtumien organisointi.

24' Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu
hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on yli puolet
hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on
läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet
jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin
arpa.

Hallituksen kokoukset voidaan pitää nettikokouksina mikäli se sopii
kaikille kokoukseen osallistuville hallituksen jäsenille.

25' Yhdistyksen nimenkirjoittajat

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, hallituksen
varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja. Muillekin hallituksen jäsenille
voidaan antaa nimenkirjoitusoikeus hallituksen kirjallisella valtuutuksella.



5. luku

Toimihenkilöt ja toimikunnat

26' Asettaminen, toimikausi, ja toimintaan osallistuminen.

Yhdistys tai hallitus voi erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia 
toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien 
pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi.

Toimikuntien toimintaan voi osallistua kuka tahansa Yhdistyksen jäsen
kiinnostuksensa mukaan.

27' Sääntömääräiset toimihenkilöt ja toimikunnat

Yhdistyksellä ei ole sääntömääräisiä toimihenkilöitä tai toimikuntia.


6. luku

Hallinto ja talous

28' Toimi- ja tilikausi

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

29' Toiminnantarkastajat

Yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat toiminnantarkastajat.
Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä
toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään kolme viikkoa
ennen vuosikokousta.
Tilit on annettava tarkistettavaksi pyydettäessä.

Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, Yhdistyksen
vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan Yhdistyksen hallinnon
ja tilien tarkastuksesta viimeistään kaksi viikkoa ennen
vuosikokousta.

7. luku

Erityisiä määräyksiä

30' Yhdistyksen tunnukset ja merkit

Yhdistyksen tunnuksista ja merkeistä päättää Yhdistyksen kokous.

31' Päätöksistä valittaminen

Yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksistä on Yhdistyksen
varsinainen jäsen oikeutettu valittamaan sillä perusteella, että se on
syntynyt laista, asetuksesta, Yhdistyksen tai AYY:n säännöistä
poikkeavassa järjestyksessä tahi menee toimielimen toimivaltaa ulommas tahi
on muutoin lain, asetuksen, Yhdistyksen tai AYY:n sääntöjen taikka Yhdistystä
koskevien määräysten vastainen.

Valitus on tehtävä ylioppilaskunnan hallitukselle neljäntoista (14)
vuorokauden kuluessa päätöksentekopäivästä, tai milloin päätös koskee
jäsentä henkilökohtaisesti, saman ajan kuluessa siitä, kun hän sai
päätöksestä tiedon. Valituksesta on samalla ilmoitettava Yhdistyksen
hallitukselle.

Päätöksestä, joka on luonteeltaan yksinomaan asian valmistelua tai
toimeenpanoa, ei kuitenkaan voi valittaa.

32' Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut
hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista
äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä Yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on
vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava
kokouskutsussa.

Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) Yhdistyksen
varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) Yhdistyksen varsinaista jäsentä
kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on
käsiteltävä seuraavassa Yhdistyksen kokouksessa.

33' Yhdistyksen purkautuminen

Otakut katsotaan purkautuneeksi, jollei kahteen (2) vuoteen ole ollut
Yhdistyksen kokouksia, vaikka edellytykset niiden pitämiselle olisivat
olleet olemassa.

Niin ikään Otakut purkautuu, jos Yhdistys tekee siitä päätöksen
kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2)
peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30)
vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa. Yhdistyksen
purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle
käytettäväksi näiden sääntöjen 2':n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa
mahdotonta AYY:n alayhdistystoiminnan tukemiseen.

34' Säännöissä määräämättömät asiat

Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan
soveltuvin osin AYY:n sääntöjä ja yhdistyslakia.

----------------------------------------------------------------------------